Missions liées aux événements
1. Accueil des clients
Durant mon stage, j'ai été impliquée dans l'ensemble du parcours client ( professionnel ou particulier ) de la première prise de contact jusqu'au jour de l'événement. Voici les principales missions que j'ai réalisées dans ce cadre :
- Réception et gestion des demandes clients : Les premiers échanges se faisaient généralement par e-mail ou téléphone. Je répondais aux demandes d'informations, recueillais les besoins du client et proposais des créneaux pour organiser une visite du lieu.
- Organisation de visites des lieux : Avant l'établissement du devis, nous recevions les clients à La Chaufferie ou au 1894 pour leur faire découvrir les espaces, les guider dans leurs choix, et répondre à leurs premières questions pratiques.
- Élaboration de devis personnalisés : À partir des éléments recueillis (type d'événement, nombre de personnes, horaires, besoins spécifiques...), je participais à la création de devis sur mesure, en tenant compte de la configuration du lieu et des prestations souhaitées (technique, traiteur, sécurité, mobilier…).
- Négociation tarifaire : Certains clients exprimaient des contraintes budgétaires ou des demandes particulières. Dans ces cas, nous ajustions notre offre en restant cohérents avec la politique tarifaire de l'agence.
2. Préparation des événements
J'ai été impliquée dans la préparation des événements, une phase essentielle en amont de chaque prestation.
- Organisation logistique en amont : Une fois le devis signé, je participais à la mise en place de toute la logistique nécessaire. Cela incluait la gestion des prestataires (traiteurs, DJ, techniciens son et lumière, sécurité…), la vérification de leurs disponibilités, et la planification de leurs interventions en fonction du déroulé de l'événement. J'assurais également un suivi sur les commandes spécifiques, qu'il s'agisse de matériel ou de prestations techniques.
- Préparation des espaces : En parallèle, je contribuais à l'organisation concrète des lieux selon les attentes des clients. Nous travaillions à partir de plans d'implantation réalisés en amont, servant de base pour la disposition du mobilier et l'optimisation de la circulation dans les espaces. L'objectif était de garantir une configuration fonctionnelle, fluide et adaptée à chaque type d'événement.
3. Gestion logistique lors des événements
Le jour de l'événement, j'étais présente sur place afin d'assurer le bon déroulement opérationnel, depuis les premiers préparatifs jusqu'à la clôture.
Je participais à la supervision générale de l'événement, en veillant au respect du planning prévu, à l'installation des prestataires (technique, traiteur, DJ...) et à la fluidité des différentes étapes de la journée ou de la soirée.
Mon rôle était également d'anticiper les besoins, d'effectuer des vérifications de dernière minute, et d'assurer la communication avec les différents intervenants.
Dans ce cadre, j'assurais également la gestion des imprévus : retards de prestataires, demandes de dernière minute de la part du client, ajustements techniques...
4. Changement de configuration des événements
Lors de certains événements, il était nécessaire de réadapter les espaces en cours de journée ou de soirée pour répondre aux différentes phases. J'intervenais dans la préparation logistique de ces transitions, en m'appuyant sur les plans d'implantation définis en amont.
Un exemple concret a été celui d'un mariage organisé à La Chaufferie. La journée a débuté par une cérémonie laïque, pour laquelle la salle principale avait été aménagée avec des rangées de chaises et une mise en scène sobre et élégante.
À l'issue de cette cérémonie, nous avons dû transformer totalement l'espace pour passer en mode soirée : retrait rapide de toutes les chaises, réorganisation du mobilier, installation du DJ, de la piste de danse et du bar.
Afin que ce changement se fasse en toute discrétion, nous avons mis en place une diversion ludique. Les invités ont été conviés à un escape game sur le thème "retrouver l'alcool", organisé sur le rooftop et dans La Cuve. Ce moment convivial et inattendu a permis de les occuper intelligemment, tout en nous laissant le temps nécessaire pour effectuer la transformation complète de la salle.
